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电子邮件是国际交流的必要方式。要使电子邮件充分发挥应有的作用，就必须规范电子邮件的格式级撰写方法，遵循基本标准。
电子邮件的组成：
标题+称呼+问候语+导语+主题内容+署名
1.标题
电子邮件和一般信件不同，应加上标题。标题是邮件核心内容的反映，要简明扼要，让收件人在没打开电子邮件时就能一目了然邮件内容。
2.称呼及问候语
电子邮件同书信一样，也分为正式和非正式邮件。
正式邮件的称呼及问候语主要有：
(1)Dear Mr/Mrs/Miss/Ms+family name(在不知道对方是否婚时用Ms)
(2)Dear Dr/Professor+family name
(3)Dear Sir(知道对方是男性，但不知其名)
(4)Dear Madam(知道对方是女性，但不知其名)
(5)Dear Sir or Madam(不知对方性别)
(6)To whom it may concern(不知对方姓名、性别)
非正式邮件的称呼及问候语：
(1)只用Hi
(2)Hi+名字
(3)直呼其名
(4)不用任何称呼
(5)Dear+名字
3.导语
导语是电子邮件的第一段或第一句文字，应言简意赅，把重要信息或结论说清楚。
导语写得如何，关系到这封邮件能否抓住收件人的注意力，能否被读完，以及重视。
4.主体内容
(1)应按重要性排序，从重要信息到次要信息。这种“倒金字塔”的排列方式适于各类或闲或忙的人阅读。
(2)邮件中的重要内容应用短句。短句易写、易读、易懂，而长句往往淹没主题思想。主题内容一般不要超过3个要点。
(3)可用不同字体、符号或颜色等来区分内容的主次。
(4)句子语态应是主动语态。这样能保证邮件简短易读，而且使邮件前后内容紧凑。
5.署名
署名表明发件人在一份电子邮件中的身份，同时也表明邮件的结束，以免收件人在阅读时无限制拉动滚动条。
署名可以是文字或文字加图案，但署名图案应与所发信息相称，并为收件人所知。
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